Strategischer Einkauf von Hotels & Locations

HGI hotel reservation worldwide verbindet kundenorientierten und persönlichen Full-Service von der Anfrage bis zur Abrechnung mit innovativer, webbasierter Buchungstechnik zum selber buchen.

Unser Ziel ist es, durch strategischen Einkauf und durch intelligente Online Lösungen maximale Prozessoptimierungen und Einsparungen für unsere Kunden zu erreichen.

Über eine zentrale Erfassung aller Kosten werden Abrechnungsprozesse konsequent optimiert. Die Standardisierung des Hoteleinkaufs und stetige Kostenkontrolle sind die Basis für ein effizientes MICE-Management.

Kostenfreie Leistungen:

• 1Gesamtanalyse und Optimierung des Buchungsverhaltens
• 2Prozessbegleitende Beratung des Einkaufs bzw. der Fachabteilungen
• 3Integration der HGI Leistungen in die internen Bestellprozesse
• 4Bündelung der Buchungsvolumina zur Erreichung maximaler Savings
• 5Abwicklung des Hoteleinkaufs durch HGI
  
  →    Umfassende Recherche von Hotels und Locations nach Anforderungsprofil
  →    Individuelle Verhandlung und Vergleich der bestmöglichen Tagespreise
  →    Schnelle, einheitliche und standardisierte Angebotserstellung
  →    Überwachung aller Optionen
  →    Intensive Prüfung und Verhandlung aller Vertragskonditionen wie Stornierungs- und Zahlungsbedingungen
  →    Einheitliche Vertragserstellung und Buchung gemäß Zielvorgaben und Buchungsrichtlinien
  →    Kontingentverwaltung mit täglicher Belegungsoptimierung zur Reduzierung von Stornierungskosten
  →    Kontrolle von Stornierungs- und Zahlungsfristen
  

Zusatzleistungen:

• 1Generierung und Verwaltung von Hotel-Rahmenverträgen
• 2Reporting und Statistik
• 3Rechnungsprüfung
• 4Abrechnung über HGI hotel reservation worldwide

Vorteile:

• 1Fachkompetente Beratung und persönliche Betreuung
• 2Maximale Savings durch Prozessoptimierung
• 3Volumenrabatte
• 4Standardisierte Prozesse
• 5Direkte Vergleichbarkeit der Angebote
• 6Reduzierung von Stornierungskosten
• 7Compliance Konform
• 8Optimale Ablauf- und Kostensteuerung
• 9Firmenrabatte

HGI Tagungsportal

Erleben Sie live wie einfach und intuitiv Veranstaltungen über das HGI Tagungsportal kostenfrei angefragt, verglichen und gebucht werden können.

Zum HGI Tagungsportal

Mit der integrativen Firmenlösung im geschlossenen Benutzerkreis können eigene Einkaufsbedingungen sowie AGBs für die Hotels hinterlegt, Vertragshotels eingestellt und Reportings erstellt werden.

Kostenfreie Leistungen:

• 1Über 25.000 buchbare Tagungshotels
• 2Online anfragen, vergleichen und buchen
• 3Erinnerungsfunktion für Optionsfristen
• 4Online Preisverhandlungen
• 5Automatische Absage der Hotels
• 6Reporting
• 7Persönlicher HGI Service

Zusatzleistungen:

• 1Private Label Version
• 2Generierung und Verwaltung von Hotel-Rahmenverträgen
• 3Einpflegen von prioritär buchbaren Firmenraten
• 4Integration interner Einkaufs- und Genehmigungsprozesse
• 5Rechnungsprüfung
• 6Abrechnungsservice
• 7Schnittstellen zu Airplus, SAP etc.
• 8Schulungen

Vorteile:

• 1Maximal optimierter Buchungsprozess
• 2Anwenderfreundliche Bedienoberfläche
• 324h Angebotsservice
• 4Online Angebots- und Preisvergleich
• 5Wählbare Leistungen bei Tagungspauschalen
• 6Standardisierte Angebote und Verträge
• 7Einheitliche Einkaufsbedingungen
• 8Compliance Konform

Abrechnungsservice

HGI hotel reservation worldwide bietet Ihnen auch im Zahlungsmanagement maßgeschneiderte Lösungen. Standardisieren Sie nicht nur Ihren Einkaufs-, sondern auch den anschließenden Bezahlprozess, um weitere Einsparpotenziale zu nutzen.

Nachfolgend unsere Abrechnungsvarianten für Sie:

• 1Der Kunde bleibt Vertragspartner der Hotels und entscheidet selbst, ob und ab wann er den Kontakt zu den Hotels übernimmt. HGI kann auf Wunsch Unklarheiten mit der Kundenbestellung verhandeln bzw. beseitigen.
• 2HGI wird Vertragspartner der Hotels. In diesem Fall erhält der Kunde der Form nach einheitliche Verträge und Rechnungen. Alle Verträge und Rechnungen sind für den Kunden bereits nach den Vorgaben des Kunden in Form und Inhalt vorab überprüft und ggf. korrigiert.

Rechnungsprüfung und eine einheitliche Abrechnung über Kreditkarten vereinfachen das Zahlungsmanagement.

HGI hotel reservation worldwide verfügt über Akzeptanzstellen zu den Abrechnungsdienstleistern AirPlus / AirPlus Meeting Solution sowie American Express, VISA und MasterCard

Reporting und Statistik

Durch die zentrale Erfassung aller Kosten können wir detaillierte und maßgeschneiderte Reportings erstellen. Die genaue Analyse der Daten verbessert die Kostenkontrolle und ermöglicht einen zielgenau gesteuerten Einkauf. Die Kostenzuordnung über Projektnummern und Kostenstellen erfolgt nach Ihren Vorgaben.

Durch die in vollem Umfang erfassten Volumina und Einsparungen werden Ihre Einkaufspositionen gegenüber den Leistungsträgern erheblich verbessert.

Reports werden nach Ihren Wünschen erstellt, beispielsweise:

• 1Buchungsumsätze gesamt
• 2Buchungsumsätze detailliert nach Abteilungen, Bucher, Hotels, Stadt, usw.
• 3Buchungsvolumina Hotelzimmer & Tagungspauschalen
• 4Durchschnittspreise / Durchschnittsteilnehmerzahlen